La signature électronique est un mécanisme servant à garantir l'intégrité d'un document numérique. Il s’avère que ce soit un moyen efficace pour certifier des appels d’offres et régler des factures. Mais avant d’en avoir recours, il est primordial de se demander quels documents puis-je signer électroniquement en Union Européenne. Cette question est essentielle pour éviter toute erreur possible.
Bons à savoir sur la signature électronique
La signature électronique se présente généralement sous forme de donnée électronique. Dans la logique, elle est reliée à différentes données électroniques utilisées comme technique d’authentification. Pour faire cet acte, il faudra une jonction entre le signataire, l’outil de signature et le document à signer. L’e-signature intègre actuellement les pratiques liées à données électroniques dans l’UE. Toutefois, il importe de bien déterminer quels documents puis-je signer électroniquement en Union Européenne avant d’entamer la procédure. La signature numérique se fait avec un outil de signature composé d’un certificat électronique. Quant à celui-ci, il devra constituer des renseignements correspondants au signataire et un moteur de signature. En outre, il faut savoir que l’e-signature peut permettre de sécuriser au maximum les processus numériques. De cette manière, le document signé aura une intégrité certifié.
Comment signer un document électroniquement ?
Il est possible d’apposer un e-signature sur PDF à partir d’un appareil spécifique ou un logiciel. En réalité, l’outil génère une empreinte avec un divers caractères qui sont propre au document. L’empreinte sera ensuite cryptée, grâce à une clés privée reliée au certificat numérique. Le destinataire recevra par la suite le document avec la clé publique, qui à son tour va favoriser le déchiffrage de l’empreinte et l’identification du signataire.
Les points sur les documents à signer électroniquement
De manière générale, la signature électronique est applicable sur du document se présentant au format PDF. Il peut donc s’agir des devis, factures, contrats, lettres de mission, convention, documents de banque, baux, bons de commande, NDA ou encore des mandas SEPA. Les documents RH tels que les plannings et les renouvellements de période d’essai en font également partie. Quel que soit l’outil utilisé pour faire l’e-signature, logiciel ou autre, il devra comporter un certificat électronique. A savoir que ce dernier doit comprendre une mention pour indiquer la dérivabilité du certificat à titre certificat qualifié. Il doit également constituer le nom du signataire, l’identification du prestataire de service pour la certification, les données rattachées à la vérification du signature, les contrats de travail, etc.
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